ĐĂNG KÝ HỒ SƠ DỰ TUYỂN TRỰC TUYẾN
Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan và ghi sổ kế toán
Cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, tránh chồng chéo gây chậm trễ trong xử lý chứng từ đồng thời cần cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, công tác kế toán cần lược bớt những chứng từ không cần thiết, đơn giản hóa thủ tục xét duyệt chứng từ trong thời đại 4.0, đó cũng là cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng
Giấy báo nợ là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp chi tại ngân hàng
Giấy báo có là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thu tại ngân hàng
Giấy nhận nợ là chứng từ thể hiện số tiền ngân hàng cho doanh nghiệp vay, có đủ thông tin về ngày, tháng, năm, số tiền, thời hạn thanh toán…
Ủy nhiệm chi là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp qua hình thức chuyển khoản.
Séc là chứng từ để giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt
Những chứng từ liên quan đến tiền mặt bao gồm:
Phiếu thu là chứng từ ghi nhận những khoản khách hàng trả tiền để mua sản phẩm hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp.
Phiếu chi là chứng từ ghi nhận những khoản doanh nghiệp, tổ chức chi trả để mua vật liệu, hàng hóa cho nhà cung cấp, thanh toán lương cho nhân viên…
Giấy đề nghị thanh toán là cơ sở để nhà quản lý xét duyệt những nội dung chi tiền thể hiện ở phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở nhà quản lý xét duyệt phiếu chi cho tạm ứng lương hoặc ứng trước tiền mua hàng hóa.
Trình tự xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần được xử lý theo một trình tự chặt chẽ để có thể kiểm tra chéo, tránh sai sót, thông thường được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 2: Dịch chứng từ kế toán từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt
Với các chứng từ kế toán lập bằng tiếng nước ngoài cần phải dịch ra tiếng Việt khi ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính tại Việt Nam, sau đó cần chữ ký xác nhận của người dịch để chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.
Những tài liệu đi kèm với chứng từ kế toán không cần dịch ra Tiếng Việt trừ khi có sự yêu cầu của cơ quan Nhà nước, bao gồm: Hợp đồng, hồ sơ thầu, các báo cáo quyết toán…
Bước 5: Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán đúng thời gian quy định
Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý là cơ sở để ghi sổ, để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ nên kế toán cần phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
Cần sắp xếp một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm trước khi lưu trữ để không bị hư hỏng, mất mát chứng từ.
Căn cứ vào quy định pháp luật về kế toán để lưu trữ, hủy chứng từ kế toán.
Như vậy, với nội dung ngắn gọn nhưng bao quát được SAPP Academy thực hiện trong bài viết, hy vọng sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn về chứng từ kế toán cùng những nội dung liên quan. Có thể thấy được vai trò không thể thiếu của chứng từ kế toán trong quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chèo lái một cách vững vàng mà không vướng phải những vấn đề pháp lý liên quan. Nếu có thắc mắc liên quan đến các lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán hay Tài chính, hãy liên hệ với đội ngũ SAPP để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
Liên hệ với chúng tôi tại: https://www.facebook.com/sapp.edu.vn
Để cung cấp đầy đủ và phản ánh kịp thời cho việc chỉ đạo và quản lý kinh tế bắt buộc phải dựa vào hạch toán kế toán. Nhưng muốn hạch toán kế toán chính xác thì đòi hỏi phải sử dụng các chứng từ kế toán. Vậy chứng từ kế toán là gì và nó có những loại nào? Để giúp các bạn giải đáp các thắc mắc trên, hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu những thông tin hữu ích qua bài viết sau đây.
Khái niệm về chứng từ kế toán được ghi rõ trong luật Kế toán năm 2015. Đây là những loại giấy tờ hay những vật mang tin ghi nhận, phản án được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại doanh nghiệp và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ kế toán
Để chứng từ kế toán được chuẩn xác nhất và đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, các chứng từ kế toán cần được kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung sau đây:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các nội dung trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp theo quy định của pháp luật và Nhà nước về hình thức và nội dung chứng từ
So sánh và kiểm tra tính đúng đắn của số liệu, có phát sinh thực tế hay không? đúng với thực tế phát sinh hay chưa?
Đối với các chứng từ nội bộ cần kiểm tra việc chấp hành quy định của doanh nghiệp
Nội dung và sự hợp lệ của các chứng từ kế toán
Nội dung của chứng từ kế toán được cấu thành từ những yếu tố sau:
Yếu tố cơ bản cần phải có để cấu thành nên chứng từ kế toán bao gồm: tên chứng từ; ngày tháng năm lập; tên, địa chỉ bên lập và bên nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các thông số về số lượng, đơn giá, số tiền bằng số, bằng chữ; chữ ký của những người có liên quan.
Lưu ý: đối với chứng từ thể hiện quan hệ giữa các pháp nhân thì cần có chữ ký của người đứng đầu đơn vị, ký và đóng dấu.
Yếu tố bổ sung không bắt buộc, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của các bên mà có thể bổ sung thêm vào chứng từ kế toán như: phương thức thanh toán, cách thức bán hàng, nhận hàng…
Sự hợp lệ của chứng từ kế toán cần đáp ứng những tiêu chí sau:
Tính pháp lý: Chứng từ cần có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý. Đó là cơ sở để tránh những tranh chấp xảy ra, trường hợp nếu có tranh chấp thì chứng từ sẽ là căn cứ để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.
Đúng pháp luật: Với những chứng từ được Nhà nước quy định mẫu thì cần tuân thủ đúng hình thức và nội dung khi lập thì chứng từ mới hợp lệ. Đồng thời, cần đầy đủ nội dung và chữ ký của các bên.
Tính trung thực: Cần đảm bảo những nội dung ghi trong chứng từ kế toán thực tế có phát sinh, không được phép bịa đặt bởi đây là căn cứ chứng minh, xử phạt theo quy định của pháp luật nếu có sai phạm.
Tính rõ ràng: Các nội dung trên chứng từ kế toán cần trình bày rõ ràng, mạch lạc, câu từ dễ hiểu. Sử dụng mực vĩnh viễn, tránh các loại mực không được phép sử dụng trong kế toán như: bút chì, mực phai, mực đỏ…
Các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng và bán hàng
Dựa vào các chứng từ sau đây mà các hoạt động mua hàng và bán hàng sẽ được ghi sổ kế toán: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/ đầu ra, biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản kiểm kê hàng hóa, hợp đồng kinh tế…
Các loại chứng từ kế toán cần biết
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:
(1) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập theo quy định của pháp luật. Đây là giấy tờ quan trọng với nội dung chính là ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế và số thuế đã khấu trừ.
Xem chi tiết: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Khi nào được cấp? Dùng để làm gì?
Trong đó, biên lai được chia thành các loại như sau:
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
(3) Các loại chứng từ khác trong quản lý thuế, phí, lệ phí trong trường hợp có yêu cầu khác (loại chứng từ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn thực hiện).
Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung như sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Nội dung biên lai gồm các thông tin sau:
- Tên loại biên lai: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.
- Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Liên của biên lai (áp dụng đối với biên lai đặt in và tự in) là số tờ trong cùng một số biên lai. Mỗi số biên lai phải có từ 02 liên hoặc 02 phần trở lên, trong đó:
- Liên (phần) 1: Lưu tại tổ chức thu.
- Liên (phần) 2: Giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí.
Các liên từ thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ công tác quản lý theo quy định của pháp luật.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký của người thu tiền. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì chữ ký trên biên lai điện tử là chữ ký số.
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Trên đây là bài viết giải thích chứng từ là gì và chỉ rõ các loại chứng từ cũng như nội dung của chứng từ. Nếu có vướng mắc hãy gọi đến tổng đài 19006192 để được giải đáp.
Chứng từ kế toán là cái tên không còn xa lạ trong chuyên ngành kế toán và được tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay sử dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu về chứng từ kế toán là gì? vai trò và phân loại chứng từ kế toán. Bài viết này SAPP Academy sẽ bật mí cho các bạn những thắc mắc trên.
